Writing good emails in German

1. Always address the person you are writing to politely and formally. Start with ‘Sie’ and change to ‘du’ only when the other person takes the initiative.
2. The word ‘bitte’ should never be left out of polite requests.
3. The first word following the comma after the salutation is written in lower case unless it is a noun.
4. There is no comma after the closing in German.
5. Structure your message by using appropriate connecting language and paragraphs.
6. Always check/proofread your emails before sending them.

Salutation
Formell/höflich:
Sehr geehrte Frau (Nachname),
Sehr geehrter Herr (Nachname),

Weniger formell:
Guten Tag, Frau/Herr (Nachname),
Liebe/r Frau/Herr (Nachname),

Informell:
Hallo Frau/Herr (Nachname,)
Hallo (Vorname),

Anrede für mehrere Personen
Sehr geehrte Damen und Herren,

Reason for writing

• vielen Dank für Ihre E-Mail.
• es freut mich zu hören, dass …
• wie Sie wissen, …
• wie Sie sicherlich gelesen haben, …
• bei unserem letzten Telefongespräch/Termin haben wir über … gesprochen.

Objectives

• Könnten Sie …
• Es wäre nett, wenn Sie …
• Ich würde gerne …
• Wäre es möglich, …
• Ich schreibe Ihnen, weil …
• Ich hätte eine Fragen zu …

Conclusions

• Sollten Sie noch Fragen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit mir auf.
• Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.
• Ich freue mich auf eine Antwort von Ihnen.
• Ich hoffe, schnell von Ihnen zu hören.
• Wir nehmen so schnell wie möglich Kontakt mit Ihnen auf.
• Gerne würde ich mit Ihnen einen Termin vereinbaren, um alles Weitere zu besprechen.
• Im Voraus vielen Dank für Ihre Mühe.
• Herzlichen Dank im Voraus.

Complimentary closes

Formell:
Mit freundlichen Grüßen
Mit freundlichem Gruß

informell:
Herzliche Grüße
Viele Grüße
Mit besten Grüßen

Example of an email

Sehr geehrte Frau Scholten,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich freue mich, dass wir die Möglichkeit haben werden, uns kennen zu lernen.
Ich werde in der nächsten Woche in Köln sein und möchte Ihnen daher ein Treffen am Montag, dem 27.11.2018 am Vormittag vorschlagen.
Bitte schreiben Sie mir, ob Ihnen der Termin passt und welche genaue Zeit Ihnen recht wäre.

Mit freundlichen Grüßen

Stefan Andersen

These words and tips will help you when you're writing emails in German. Still, there’s always room for improvement! If you really want to take your business email writing to the next level, you’ll have to be able to do more than just string a few sentences together.

If you use German for business purposes, then it’s well worth investing in better language skills by taking a German course. It always pays off: in time, in better contacts or perhaps even in new clients. Get in touch with us to discuss your options. Complete the contact form or call us on +31 (0) 73-6848790.