Writing emails in Italian

1. Address the recipient formally and politely, especially if he or she is a new customer or client. Always be careful about addressing customers and business relations informally. You'll get to that point once the relationship grows stronger.
2. Do not write words in capitals: the message may be interpreted as aggressive.
3. It’s certainly not necessary to write about health or family or inquire about a personal situation in business emails. In informal emails, it is.
4. Beware of acronyms! Normal closings deserve attention, and the level of politeness we use when greeting the recipient should not be followed up with unsightly, intimidating abbreviations such as CUL (= see you later) or TTYL (= talk to you later).
5. Always check/proofread your emails before you send them: Does it make sense? Have you filled in the subject line? Have you remembered to include the attachment(s)?

 

Some standard forms for writing in Italian

Salutation
Formal:
Egregio Signor (+surname)/ Gentile Signora (+surname),

Less formal:
Buongiorno dott. (+surname) Buonasera signora (+surname),
Gentile signor (+surname), Gentile signora (+surname),

Informal:
Caro (+first name) / Cara(+first name) / Buongiorno(+first name) / Buonasera(+first name)

For the attention of
Alla cortese attenzione del signor (+surname) / della signora (+surname)

Reason for writing

I am writing you in order to...

Formal:
Mi rivolgo a Lei perché ...
Il motivo per cui Le scrivo è che ...

Informal:
Ti scrivo perché …
Il motivo per cui ti scrivo è che...

I would like to ask you the following:

Formal:
Vorrei porLe le seguenti domande:
Desidero far
Le alcune domande su …

Informal:
Vorrei chiederti:

I have taken the liberty to write you
Mi permetto di scriver Le perché …

Thanking

Thank you for your email dated (+date)

Formal:
La ringrazio per la Sua lettera/e-mail datata (+ date / La ringrazio della Sua lettera/e-mail del (+ date)

Informal:
Grazie per la tua lettera/ e-mail del (+ date)

Objective

Could you possibly send me...?

Formal
Le sarebbe possibile inviarmi …?
Potrebbe essere cosí gentile da inviarmi …?

Informal
Per cortesia, puoi mandarmi …?

Could you please provide me with a price indication?

Formal
Potrebbe farmi avere informazioni generali sui prezzi/sui costi, per favore?
Sarebbe cosí gentile da inviarmi informazioni generali sui prezzi/sui costi?

Informal
Per cortesia, mi manderesti delle informazioni generali sui prezzi/sui costi?

I would like to take part in...

Formal
Parteciperei volentieri a …

Informal
Mi farebbe piacere partecipare a …

Could you please contact me?

Formal
Le sarebbe possibile mettersi in contatto telefonico con me al numero (+phone number)?
Sarebbe cosí gentile da mettersi in contatto telefonico con me al numero (+phone number)?

Informal
Per favore, potresti telefonarmi al numero (+phone number)?
Per favore, potresti chiamarmi al numero (+phone number)?

Conclusions

Should/if you have any further questions, please do not hesitate to contact us.

Formal

In caso di dubbi e/o domande, non esiti a contattarci telefonicamente o via e-mail.

Informal
Per qualunque domanda e/o commento, non esitare a contattarci.

We hope to have informed you sufficiently.

Formal

Con la speranza di averLa sufficientemente informata, rimaniamo a Sua disposizione per qualsiasi chiarimento.
Confidiamo di avervi fornito tutte le informazioni necessarie.

Informal
Spero che le informazioni siano sufficienti.
Penso che le informazioni siano sufficienti.

Thank you for your request for a proposal/price quote.

Formal

Vi ringrazio per la vostra richiesta di preventivo.

Informal
Grazie mille per la tua richiesta di preventivo.

We will contact you as soon as possible

Formal
Ci metteremo in contatto con Lei il prima possibile.

Informal
Ci metteremo in contatto con te al piú presto.

Thank you in advance for your prompt reply.

Formal
La ringraziamo in anticipo della Sua sollecita risposta / Anticipatamente ringraziamo per la tempestività della Sua risposta

Informal
Ti ringrazio anticipatamente della tua tempestiva risposta

We look forward to your reply.

Formal
Contando su una Sua / Vostra risposta,

Informal
Conto sulla tua risposta

We would like to make an appointment with you to discuss the possibilities.

Formal

Saremo lieti di poter fissare un appuntamento con Lei per ragionare sulle diverse possibilità

Informal
Mi piacerebbe fissare un appuntamento con te per ragionare insieme sulle diverse possibilità

Complimentary closes

Formal
Colgo l’occasione per porgere
i miei cordiali saluti. / Distinti saluti

Less formal:
Un saluto
Cordialmente

Informal:
Un abbraccio
Ciao!